Avvikelse- och viteshantering


Enkelt att rapportera avvikelser och yrka viten

Det är enkelt att rapportera avvikelser och automatiskt koppla dessa till eventuella avtalade viten. Antingen rapporterar beställaren direkt i samband med avslutad tolkning eller vid senare tillfälle. Rapporteringen görs på några sekunder och går att göra både via webb och app.

Systemet hanterar avvikelser per tolk
Efter varje genomförd tolkning kan beställaren hantera avvikelser. Avvikelsen är direkt kopplad till det enskilda uppdraget och tolkens genomförande. Själva hanteringar är enkel och snabbt samt har några redan förifyllda orsaker som anses som vanligt förekommande.

1. Beställaren får upp rutan med betygsskalan 1–5 stjärnor. 1 stjärna innebär att tolken misskött sig grovt, medan 5 stjärnor står för att tolken gjort en ypperlig insats. 3 stjärnor är godkänt genomförande.
2. Rutan visas både på webben och på appen och beställaren kan rapportera avvikelsen direkt eller i efterhand.
3. När en beställare rapporterar avvikelsen 1–2 stjärnor kan beställaren antingen välja att trycka på redan nedan givna anledningar eller skriva ett fritextsvar, eller både ock.

Följande anledningarna presenteras i en rullista:

¬ Tolken var försenad, ange minuter i fritextrutan
¬ Tolken uteblev
¬ Tolken svarade inte
¬ Tolken tolkade inte i jag-form
¬ Tolken presenterade sig inte
¬ Tolken tolkade inte allt som sades
¬ Tolken pratade själv med klienten/patienten under uppdraget
¬ Tolken kom med egna kommentarer
¬ Problem vid telefontolkning, beskriv i fritextrutan
¬ Annat, beskriv nedan

4. I samband med att beställaren gör en avvikelse ställs frågan om beställaren vill blockera tolken från kommande uppdrag direkt eller ej.

5. Väljer beställaren alternativet att tolken ej ska tolka fler uppdrag för beställaren gör systemet en automatisk ombokning och uppdraget skickas automatiskt ut på nytt.

6. Så fort en avvikelserapportering har skett larmar systemet genom att skicka ett så kallat ”rödflaggat” meddelande till den tolkförmedling som levererat tolken. Respektive tolkförmedlingen hanterar avvikelsen enligt sina rutiner. Viktigt att påpeka att samtliga avvikelser registreras i TolkAvrop vilket gör det möjligt för beställaren och kunden att få statistik på avvikelser och leveranssäkerhet.

Om en beställare är en person som bokar åt någon annan som inte har tillgång till varken webben eller appen kan beställaren välja att printa ut detaljerna från bokningssidan och skicka med till den som ska använda tolken. Blanketten kan bifogas exempelvis journalen. På blanketten kan tolkanvändaren enkelt bara kryssa i antal stjärnor och ge tillbaka till beställaren efter genomförd tolkning som kan registrera återkopplingen.